재고실사 업무 프로세스 A to Z 실무 가이드

재고실사 업무 프로세스 A to Z 실무 가이드

 

"장부와 실제가 다르다?" 결산을 앞둔 재고실사, 막막하신가요?

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연말결산 철이 다가오고 있습니다. 한 해의 결산을 준비하면서 재고실사를 시작하게 될 텐데요. 매번 반복되는 절차 같지만, 담당자 입장에선 ‘어디서부터 시작해야 하나?’ 혹은 ‘중요한 포인트가 뭘까?’라는 고민이 크실 거예요.

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특히 창고 물류, 자재관리, 회계감사 등 여러 부서가 얽혀 있고 입·출고, 장부 수량, 실물 수량 간 차이가 발생하면 원가 왜곡이나 재고부족, 납기지연으로 이어질 수 있고, 연말이라는 짧은 기간에 이를 모두 해결하기란 정말 어려워요. 원치 않게 세금을 더 내거나 세무조사를 받을 수도 있죠.

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장부와 실제 재고의 차이를 방치하면, 회사는 있지도 않은 이익에 대해 세금을 더 내거나(세금 과납), 반대로 세무조사의 위험에 노출될(세금 과소납부) 수도 있습니다.

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따라서 실사는 단순히 수를 세는 행위가 아니라 업무 프로세스를 정립하고 결과를 체계적으로 보고하는 전략적인 활동이 돼야 해요.

오늘은 재고실사 실무 담당자님들을 위해, 재고실사가 왜 필요한지부터 시작해서, A부터 Z까지의 구체적인 업무 프로세스, 그리고 실무에서 반드시 주의해야 할 4가지 함정까지 실무에 맞는 가이드를 정리해 드릴게요.

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1. 재고실사는 왜 필요한가요?

먼저 재고 재고실사가 필요한 이유부터 짚어드릴게요. 재고실사의 목적은 장부와 실물을 일치시키기 위해서입니다. 회사의 재고정확성을 확보하면서, 원가를 통제하는 등 운영리스크 감소를 위해 꼭 필요한 활동이죠. 주된 이유는 다음 3가지입니다.

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1) 회사의 손익(이익)과 세금을 결정하기 때문입니다.

회사의 1년 치 비용인 매출원가(Cost of Goods Sold)는 다음과 같은 공식으로 결정됩니다.

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• 매출원가(비용) = 기초 재고액 + 당기 매입액 - 기말 재고액

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여기서 기말 재고액이 바로 재고실사를 통해 확정된 창고에 남아있는 실제 재고의 가치이며, 이 기말 재고액이 회사의 1년 치 이익과 법인세를 결정합니다. 재고가 많거나, 반대로 재고가 적으면

상황	장부 재고	실제 재고 (실사)	만약 실사 없이 장부로만 결산하면?
재고 부족 (감모)	100억	90억	기말 재고(100억)가 실제보다 10억 과대계상됨 매출원가(비용)가 10억 과소계상됨 이익이 10억 부풀려짐 결과: 내지 않아도 될 법인세(약 1~2억)를 더 납부함
재고 과다 (오류)	100억	110억	기말 재고(100억)가 실제보다 10억 과소계상됨 매출원가(비용)가 10억 과대계상됨 이익이 10억 줄어듦 결과: 내야 할 법인세를 덜 냄 (세무조사 위험!)

 

2) 회사의 자산(재고)을 보호하고 생산 일정을 예측하기 위해서입니다.

재고실사를 통해 우리는 숨겨진 재고 손실을 찾아낼 수 있고, 생산 및 납기 일정을 체계적으로 관리할 수 있어요.

• 재고감모손실: 장부상 100개인데 실제 90개만 있다면, 10개는 어디로 갔는지 찾아야 해요. 재고실사는 도난, 분실, 파손, 증발 등으로 사라진 재고를 수치로 확인하게 해줍니다.
• 진부화/불용 재고 파악: 수량은 100개 그대로 있지만, 창고 구석에서 유통기한이 지났거나, 녹이 슬었거나, 디자인이 구식이 되어 팔 수 없는 재고가 있을 수 있습니다.
• 장부재고와 실물재고 간 차이 파악: 전산에 등록된 수량과 실제 창고에 있는 수량이 다르면 주문추천, 생산투입, 납기관리 등에 오류가 생겨요.
• 재고손실·도난·파손 등의 감모 확인: 적재 부적절, 장기보관, 물류이동 중 손상 등이 발생하면 단순히 수량 오류를 넘어 비용 손실로 이어져요.

이러한 악성 재고를 찾아내어 장부에서 털어내지 않고 원인도 찾지 못하게 된다면, 회사는 팔리지도 않을 물건을 자산으로 떠안고 가게 됩니다.

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3) 합리적인 경영 계획 수립을 위해서입니다.

재고 데이터가 정확하지 않으면, 모든 경영 계획이 어긋나게 됩니다.

• 구매 계획(MRP): 장부상 100개가 있다고 믿고 자재 발주를 안 했는데, 실제로는 10개밖에 없었다면? 생산 라인이 멈추는 결품(Stockout) 사태가 발생합니다.
• 판매 전략: 어떤 제품이 잘 팔리고(재고 회전율 높음), 어떤 제품이 창고에 쌓여만 있는지(재고 회전율 낮음) 정확히 알아야 판매 전략을 다시 세울 수 있습니다.
• 운영 효율 및 비용절감: 불필요한 안전재고 과다 보유나 불충분한 재고로 인한 납기지연 리스크 등은 기업운영에 큰 부담이에요. 재고실사로 재고구조를 파악하면 이런 리스크가 줄어요.
• 회계 및 감사 대응: 재고자산은 재무제표에 반영되고, 실사결과는 회계감사 시 중요한 검증 자료가 됩니다.

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2. 재고실사 계획부터 보고서 작성까지 업무 프로세스 A to Z 총정리

실사 업무는 계획부터 실행, 보고까지 단계별로 설계된 구조적 흐름이 있어야 원활히 돌아가요. 실무 프로세스를 A부터 Z까지 5단계로 나누어 설명해 드릴게요.

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1단계: 계획 수립

실사 당일의 혼란을 막는 가장 중요한 단계입니다. 최소 실사 1~2주 전부터 준비해야 합니다.

1. 실사 기준일 및 범위 확정:
   • 실사 시점(연간, 반기별, 분기별 또는 수시) 결정: "2025년 12월 31일 18시 기준"처럼, 재고 수량을 확정할 기준 시점을 정합니다.
   • 실사 대상 창고/구역 선정 및 품목 선정: 본사 창고, 공장 창고, 지점, 외부 위탁 창고 등 재고가 있는 모든 장소를 포함합니다.
   • 방식: 전수조사(1년 1~2회) 또는 순환조사(A급 재고 매월, B급 분기별 등), 인원 배정, 장비(스캐너, 태블릿), 문서·양식 준비 등 실사 방식을 결정합니다.
   • 실사 계획 수립: 실사 중 재고 변동 차단 또는 통제 방안 설정
2. 실사팀 구성 및 교육:
   • 팀 구성: 실사팀과 입력/검증팀을 구분합니다. 실사팀은 2인 1조가 기본이며, 재고 담당자 외에 타 부서(경리, 총무 등) 직원을 반드시 포함시켜 객관성을 확보해야 합니다.
   • 사전 교육: 실사 방법, 태그 사용법, 위험물 주의사항, 실사 일정 등을 사전에 명확히 교육합니다.
3. 현장 준비 및 도구 확보:
   • 창고 정리: 실사 며칠 전부터 창고를 정리하는 것이 매우 중요합니다. 품목별로 구역을 나누고, 라벨링을 명확히 해야 중복 카운팅이나 누락을 막을 수 있습니다.
   • 도구 준비: 현재 장부재고 현황 추출 (품번, 수량, 위치), 실사태그, 실사표, 바코드 스캐너(있는 경우), 계산기, 필기구, 라벨지 등을 준비합니다.
4. 장부 마감: 실사 기준일의 장부상 재고를 확정합니다.

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2단계: 현장 실사

실사 당일에는 모든 재고의 이동을 중지해야 해요.

1. 물리적 실사 실행: 지정된 창고/구역에서 실물 수량 확인 및 기록, 바코드/RFID 또는 수기 방식 병행 활용 등
2. 재고 이동 통제: 실사 기준 시점부터 실사 종료 시까지, 모든 입고와 출고를 전면 중단해야 합니다. 만약 부득이하게 입출고가 발생하면, 반드시 실사 제외 구역에 별도 분리하고 명확히 표기해야 합니다.
3. 실사 태그 부착:
   • 실사팀이 '빈 태그'를 들고 다니며, 확인한 재고 박스나 랙(Rack)에 품목과 수량이 적힌 태그(1부)를 붙이고, 절취한 나머지(2부)를 수거합니다.
   • 어떤 것을 셌고, 어떤 것을 안 셌는지 눈으로 바로 확인할 수 있어 누락이나 중복을 막아줍니다.
4. 실사표 기입: 미리 준비된 실사표에 실제 수량을 기입합니다.

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3단계: 데이터 취합 및 대사

현장 실사가 끝나면, 수거한 태그나 실사표를 입력/검증팀에 전달하고 장부와 실제 재고를 비교합니다.

1. 데이터 취합: 현장에서 수집된 실제 수량 데이터를 ERP 시스템이나 엑셀 시트에 입력합니다.
2. 1차 대사 (비교): 미리 확정해 둔 장부 수량과 방금 입력한 실제 수량을 비교하여 얼마나 차이가 나는지 리스트를 만듭니다.

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4단계: 차이 원인 분석 및 재조사

1. 즉시 재조사 (Recount): 차이 리스트 중 금액이 크거나, 수량 차이가 비정상적인 항목은 즉시 현장에 다시 방문하여 2차 카운팅을 실시합니다.
2. 기록 추적 (Record Tracing): 재조사 후에도 차이가 발생하면, 원인(오출고, 파손, 도난 등)을 찾습니다. 필요 시 재실사 또는 보충실사일을 지정합니다.
   • 부족 시: "혹시 출고 전표가 누락되었나?", "반품 처리가 안 되었나?", "파손/폐기 보고가 누락되었나?"
   • 과다 시: "혹시 입고 전표가 누락되었나?", "구매팀이 세금계산서 처리를 안 했나?"

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5단계: 보고 및 장부 마감

모든 원인 분석이 끝나면 최종 결과를 확정하여 회계 처리를 진행합니다.

1. 재고실사 보고서 작성:
   • 실사 개요: 일시, 장소, 참여자, 실사 범위 등
   • 실사 결과 요약: 장부 재고 총액 vs 실제 재고 총액, 차이 금액, 실사 이력/서명, 사진, 담당자 등
   • 주요 차이 내역: 차이가 발생한 항목, 수량, 금액, 발생 원인
   • 회계 처리 방안: 재고감모손실, 재고평가손실 등 회계 처리를 위한 근거 제시
   • 후속조치 및 개선활동 제안: 개선 조치 제안 포함 (재고정리, 출고절차 개선 등), 경영진/관련 부서 공유 및 승인 등
2. 회계 처리 (결산정리분개):
   • 경리/회계팀은 이 보고서를 근거로, 장부 재고를 실제 재고에 맞추는 '결산정리분개'를 입력합니다. (예: (차)재고감모손실 100 / (대)원재료 100)
3. 장부 마감: 이 회계 처리를 통해 '기말 재고액'이 최종 확정되고, 정확한 '매출원가'가 산출됩니다.

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3. 재고실사 진행 과정에서 주의해야 할 점이 있을까?

실사 업무는 절차만 정해졌다고 해서 자동으로 잘 돌아가지는 않아요. 실행 중에 놓치기 쉬운 포인트들이 있는데요. 이 부분만 잘 챙기셔도 실사의 정확도가 99%까지 올라갑니다.

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1) 재고 이동 완전 통제

실사 중에도 물건이 들어오고 나간다면, 장부재고와 실물재고 비교가 부정확해져요. 실사기간 동안에는 해당 창고나 구역에서 자재 이동을 최소화하거나 엄격히 기록해야 해요.

• 실수: 실사팀이 A 구역을 세는 동안, B 구역에서 출고가 일어납니다. 나중에 실사팀이 B 구역에 도착했을 땐 이미 물건이 나간 후라, 장부와 차이가 발생합니다.
• 해결: 실사 기간(최소 1일) 동안은 모든 입고, 출고, 반품, 현장 간 이동을 전면 중단하는 것이 원칙입니다.
• 부득이한 경우: 꼭 출고해야 할 물건이 있다면, 실사팀이 카운팅을 완료하고 태그를 붙인 구역에서만 출고하도록 통제하거나, 별도 구역에 미리 빼놓고 실사 대상에서 제외해야 합니다.

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2) 중복 카운팅 방지를 위한 품목 라벨·식별 표기 여부 점검

• 품목 식별·동일품목 혼동: 규격이 비슷하거나 색상이 달라 구분이 어려운 품목이 섞여 있을 경우 실사 오류가 커져요. 바코드·라벨링·위치마킹 등 식별 체계가 중요해요.
• 데이터 입력 오류 및 중복 카운팅: 수기로 기록하고 이를 다시 시스템 입력할 경우 오류가 생기기 쉬워요. 가능하다면 모바일 스캔 혹은 자동입력 방식을 도입하는 것이 좋아요.

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3) 차이 발생 시 원인기록 필수

실사 결과에서 차이만 나열하고 원인 분석이 없으면 같은 오류가 반복돼요. 예컨대 ‘제품 A – 수량 차이 15개’만 적지 말고 ‘제품 A – 출고 중 오발주 10개, 파손 5개’처럼 원인까지 기록해야 해요.

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4) 내 재고가 아닌 것을 구분해야 합니다

창고에 있다고 해서 모두 우리 회사 재고(자산)는 아니며, 창고에 없다고 해서 우리 재고가 아닌 것도 아닙니다. 법적 소유권을 기준으로 판단해야 해요. 특히 수탁품을 우리 재고로 잘못 카운트하면, 재고 자산과 이익이 부풀려져 세금 폭탄을 맞을 수 있으니 반드시 구분해야 합니다.

구분	내용	우리 재고일까?
수탁품	남의 물건을 대신 팔아주기 위해 보관만 하는 재고	NO (실사 시 "타사 재고"로 명확히 구분, 수량만 파악)
시송품	고객이 "써보고 결정할게요"라며 가져간 재고	YES (창고에 없지만 우리 자산. 별도 리스트로 관리)
미착품	구매했는데 아직 운송 중인 재고 (해외 배송 등)	계약 조건(FOB)에 따라 다름 (선적지 인도조건이면 우리 재고가 맞음)
담보 제공 재고	은행 대출 등을 위해 담보로 잡힌 재고	YES (우리 자산. 단, 주석에 '담보 제공' 사실을 기재해야 함)

 

4) 재고 담당자가 혼자 세게 두면 안 됩니다.

재고실사는 내부 통제(Internal Control)의 일환입니다. 만약 재고를 관리하는 담당자가 분실이나 파손을 숨기기 위해 숫자를 조작하려 한다면, 혼자 실사할 경우 막을 방법이 없습니다.

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• 원칙: 실사팀은 반드시 2인 1조로 구성합니다.
• 재고를 모르는 사람(경리, 총무, 영업 등 타 부서 직원) 1명 + 재고를 아는 사람(창고, 생산 담당자) 1명으로 팀을 구성하는 것이 가장 이상적입니다. 모르는 사람은 객관적으로 수량을 세고, 아는 사람은 품목을 식별해 주는 역할을 합니다.
• 물류현장, 입출고담당자, 회계팀 간 커뮤니케이션이 부족하면 실사 계획이나 결과 반영이 늦어져요. 실사 전후로 관련 부서 미팅을 꼭 갖는 게 좋아요.

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5) 불용 재고와 파손 재고를 두려워 말고 보고해야 합니다.

실사 현장에서 유통기한이 지났거나, 녹슬거나, 디자인이 구식이 되어 팔 수 없는 재고(진부 재고, 불용 재고)를 발견하는 경우가 많습니다.

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이때, 담당자가 문책당할 것이 두려워, 이를 숨기고 정상 재고인 것처럼 보고할 수도 있는데요. 이러면 회사는 팔지도 못할 쓰레기를 '자산'으로 장부에 남겨두게 됩니다. 이는 자산을 부풀리고, 비용을 줄여 이익을 왜곡시킬 수 있어요.

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• 올바른 처리 방법: 불용 재고 리스트를 별도로 작성하여 정직하게 보고해야 합니다. 경리팀은 이를 재고평가손실이라는 비용으로 회계 처리하여 장부에서 털어내야 합니다. (폐기 시에는 반드시 증빙 확보) 이는 세무적으로도 비용을 인정받아 절세 효과를 가져오는 합법적인 절차입니다.

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재고실사도 이제 꼼꼼함과 자동화로 업무 효율과 정확성을 모두 잡으세요!

오늘 재고실사의 A부터 Z까지 전체 프로세스와 핵심 주의사항을 짚어보았습니다. 재고실사는 회사의 1년 손익을 확정하고, 숨겨진 비용 누수를 막으며, 미래 경영 전략의 기반을 다지는 매우 중요한 경영 활동입니다.

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담당자분들 입장에선 실사 업무가 매번 반복되는 활동이라 느껴질 수 있지만, 재고실사 프로세스를 체계화하고 리스크를 대비하는 것만으로도 실사의 성과와 효용은 확 달라져요.

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만약 현재 ‘실사 계획만 있고, 실행-보고-개선 흐름이 약하다’고 느끼신다면 이 글을 참고해서 내부 프로세스를 재설계해 보세요.

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그런데 이 모든 과정을 엑셀과 수기 장부에 의존해 진행하면 굉장히 비효율적이고 위험합니다.

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• 장부 재고를 뽑기 위해 엑셀 파일을 취합하고,
• 현장에서 센 수량을 다시 엑셀에 입력하며,
• 두 데이터를 비교하고,
• 그 차이를 다시 회계 프로그램에 수동으로 입력하는

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이 모든 과정에서 단 하나의 실수만 발생해도 결산 전체가 흔들릴 수 있습니다.

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그래서 재고실사도 데이터 기반으로 재고를 관리하고, 더 나아가 재고 문제 해결까지 자동화할 수 있는 재고ERP 솔루션이 필요합니다.

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✅선입선출법, 후입선출법, 이동평균법, 총평균법, 매입단가법 5가지 재고평가법을 설정할 수 있습니다.

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