연말정산 업무가 처음인데 어떻게 시작해야 하나요?
어느새 연말이 다가왔습니다. HR 담당자분들은 모두 아시겠지만 새해 1월부터 연말정산이 시작되죠.
업무량이 상당하다 보니 12월부터 미리미리 준비해야 하는데요. 처음 연말정산 업무를 맡게 되신 분들은 어디서부터 시작해야 할지 막막하거나 헷갈릴 수 있어요.
가뜩이나 챙겨야 하는 서류도 많고 복잡한데 임직원분들의 문의까지 응대해야 하죠. 임직원 수가 많을수록 업무 부담도 커지므로 계획을 철저하게 짜야 해요.
오늘은 저희 [AI얼마경리]가 연말정산 업무를 처음 접하신 분들도 쉽게 이해하고 따라 할 수 있도록 연말정산 일정과 준비 사항, 진행 방법을 차근차근 정리해 드릴게요.
1. 연말정산 일정부터 알아볼까요?
먼저 연말정산 일정에 관해 알아보겠습니다. 연말정산은 공식적으로 매년 1월에 진행되지만, 담당자는 준비부터 사후 관리까지 1월 전후로 해야 할 일이 따로 있어요.
담당자가 챙겨야 할 연말정산 주요 일정
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주요 일정
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기간
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세부 내용
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연말정산 사전 준비 작업
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11월~12월
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연말정산 준비 완료
및 시작
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1월~2월
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3월
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연말정산 마무리
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이렇게 보니 굉장히 기간이 길죠? 약 4~5개월에 걸쳐서 연말정산 업무가 진행되는데요. 쉽지 않은 업무인만큼 사전에 꼼꼼히 준비해야 실수와 오류를 크게 줄일 수 있어요.
연말정산 시작 전후로 구체적으로 어떤 업무를 하는지 알아보도록 하겠습니다.
2. 연말정산 전 해야 할 업무들
연말정산 시작 전에 담당자가 해야할 업무들을 알아볼게요. 담당자는 본격적인 일정이 시작되기 전에 준비해야 할 일이 많아요.
1) 연말정산 진행 일정 숙지
연말정산 제출 서류 종류, 제출 일정, 유의사항 등 연말정산 업무 관련 교육을 듣고 이를 숙지해야 해요. 이때 인사담당자, 급여담당자, 전산담당자 등 연말정산에 관여하는 임직원들과 함께 연말정산 교육을 받게 될 겁니다.
2) 세법 변경 사항 숙지하기
새롭게 추가되거나 바뀐 세법 사항이 있는지 확인하고 이를 숙지해야 해요. 특히 세법은 정부 정책 방향성에 따라 매년 개정되는 경향이 있어서, 어떻게 바뀌는지 항상 주시하고 있으면 좋아요.
3) 임직원에게 연말정산 일정 공지 및 유의사항 안내
전체 임직원에게 연말정산 진행 일정과 제출 자료, 세부 내용, 유의사항을 안내합니다. 연말정산 간소화 자료 제출 방법과 기한, 개정된 세법과 공제 항목을 안내해 주셔야 해요.
4) 연말정산 대상자 선정
12월 말까지 연말정산 대상 임직원을 파악해 두는 게 좋아요. 연말에는 특히 이직이나 퇴사 등 인사이동이 많은 시기여서 꼼꼼히 체크해야 해요.
일반적으로 12월 말까지 계속근무하고 있는 임직원이라면 신규 입사자나 육아휴직자 모두 연말정산 대상자예요. 하지만 아래에 해당하면 연말정산에서 제외되니 참고해 주세요.
- 3개월 미만 일용근로자
- 12월 31일 이전 퇴사자
- 외국 법인이 지급하여 원천징수의무가 없는 구성원
5) 연말정산 대상자 연간 근로소득 확정
임직원의 근로소득, 4대보험료(산재보험 제외), 기납부세액, 일괄공제 기부금, 구성원 부담금 등을 집계하여 연간 근로소득을 확정해야 해요.
과세소득과 비과세소득읅 구분해야 하며, 근로소득에 해당하는 금액이나 이중 근무자, 중도 입사자의 근로소득은 추가 또는 합산하여 반영해야 해요.
6) 간소화 자료 일괄 제공 대상자 명단 제출
간소화 자료 일괄 제공 서비스를 이용하시려면 11월 30일까지 연말정산 대상 근로자의 명단을 홈택스에 홈택스에 등록합니다.
부득이하게 명단을 변경하거나 새롭게 추가해야 해서 11월 30일까지 등록하지 못한 경우에는 다음 해 1월 14일까지 등록 또는 수정할 수 있어요.
7) 사내 시스템/ERP 솔루션 점검
마지막으로 연말정산에 사용할 사내 시스템 또는 ERP 솔루션이 제대로 작동하고 있는지 점검해 주세요.
3. 연말정산 시작 후 해야 할 업무들
연말정산이 본격적으로 시작되면 근로자들이 제출한 서류를 기반으로 정산 작업을 진행해야 해요. 여기서부터는 꼼꼼한 검토와 정확한 데이터 입력이 중요해요.
1) 제출 서류 취합 및 검토
임직원이 제출한 서류를 취합하고 소득⋅세액 공제 증명 서류가 공제 요건에 맞는지 확인해야 해요. 간소화 서비스에서 제공되지 않는 서류는 4가지가 있는데요. 이는 근로자와 담당자가 직접 챙겨야 해요.
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간소화 서비스에서 제공되지 않는 서류
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따로 사는
(배우자)부모님공제
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가족관계증명서
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따로 사는 (배우자)조부모님공제
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(배우자)부모님 가족관계증명서
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중증환자 장애인공제
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장애인증명서
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교육비
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월세액
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간소화 서비스에서 제공되지 않을 수도 있는 서류
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의료비
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교육비
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기부금
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제출한 서류의 공제 요건을 확인하고 보완이 필요하면 구성원에게 피드백을 전달해요.
2) 세액 계산 완료 및 급여 반영
서류 검토가 끝나면 연말정산 세액 계산을 진행합니다. 환급 세액(또는 추가 납부세액) 여부를 확인하고, 이상이 없다면 급여에 반영합니다.
연말정산 과정에서 추가 징수액이 10만 원을 초과하는 경우, 구성원이 분납을 신청할 수 있어요. 분납은 최대 3회까지 가능하며, 2월부터 4월까지 급여에 나누어 반영됩니다.
연말정산 결과는 2월 급여에 반영되며, 환급 세액은 추가 지급되고 납부 세액은 공제 처리됩니다. 분납 신청이 있을 경우, 해당 금액은 분납 일정에 맞춰 순차적으로 공제됩니다.
4. 연말정산 마무리 단계 업무들
세액 계산이 끝났다면 이제 마무리를 해야 해요. 원천징수이행상황 신고서와 지급명세서, 근로소득 원천징수영수증을 처리해야 해요.
1) 원천징수이행상황 신고서 및 지급명세서 제출
여기까지 문제가 없었다면, 담당자는 원천징수이행상황 신고서(당해 2월 지급분과 귀속년도 연말정산 포함)을 제출해야 해요.
그리고 근로소득 지급명세서와 기부금 명세서, 의료비 지급명세서 등 전산 파일도 국세청에 제출해야 해요. 특히 사업소득이나 이자, 배당, 기타소득 등 근로 외 소득이 있을 경우 지급명세서를 꼭 잊지 말고 제출해야 해요.
2) 근로소득 원천징수영수증 발급
지급명세서 신고까지 완료됐다면 근로소득 원천징수영수증을 발급해주면 끝이에요.
5. 쉽고 편한 [AI얼마경리]로 연말정산을 준비해 보세요
이렇게 연말정산 업무 진행 과정을 자세하게 알아봤는데요. 서류 준비부터 데이터 입력까지 상당히 복잡한 작업이란 걸 알 수 있죠.
더욱이 기업이 임직원들에게 지급한 근로소득과 상여금 등을 모두 기록하고 있어야 하고, 이를 정확하게 입력하고 공제액을 계산할 수 있어야 해요.
연말정산은 13월의 월급이라고 불릴 만큼 직장인들이 환급액에 많은 관심을 갖고 있어서 실수 없이 일을 처리해야 해요.
아이퀘스트 AI 경리회계 솔루션 [AI얼마경리]
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하지만 [AI얼마경리]는 이런 과정을 한 번에 해결할 수 있답니다!
근로자가 제출한 자료를 [AI얼마경리]에 입력하면 복잡한 소득·세액 공제를 자동으로 계산할 수 있어요.
또한 [AI얼마경리]로 급여를 지급했다면 급여 데이터가 모두 기록되어 있어 자동으로 연말정산에 반영되죠. 홈택스와도 연동되어 급여 외 기타 소득 데이터도 모두 수집하여 입력할 수 있어요.
세법이 개정됐다고요? 걱정하지 마세요. [AI얼마경리]는 세법이 변경될 때마다 빠르게 업데이트 돼서 안심하고 사용할 수 있어요.
마지막으로 연말정산 데이터 입력이 끝나면 자동으로 근로소득 원천징수영수증과 지급명세서가 생성됩니다. 추가적으로 서류를 작성할 시간까지 줄여주죠.
이렇게 [AI얼마경리]를 활용하면 연말정산 업무 처리 속도가 빨라질 뿐만 아니라 실수 없이 정확하게 처리하여 업무량을 대폭 줄여줘요. 사용법이 간단해 초보자도 쉽게 다룰 수 있죠.
영상으로 [AI얼마경리] 연말정산 기능을 자세히 소개해 드릴게요.
처음 연말정산을 맡으셨다면 복잡하고 어려울 수 있지만, 차근차근 준비하면 충분히 잘해낼 수 있어요.
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