거래처 관리 대장, 아직도 엑셀로 하시나요? 실수 없는 자동 관리 방법

거래처 관리 대장, 아직도 엑셀로 하시나요? 실수 없는 자동 관리 방법

아, 그 거래처 담당자 연락처 어디에 저장했더라..?

이런 순간, 한 번쯤 있으실 거예요.

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거래처 연락처, 사업자등록번호, 결제 조건, 결제 여부 같은 정보들이 한 곳에 정리되어 있지 않으면 “분명 저번에 확인했었는데… 기억이 안 나네” 하며 같은 내용을 반복해서 찾아보는 일이 생깁니다.

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특히 이런 흐트러진 정보 때문에 자주 겪는 번거로운 상황이 ‘거래처 정보 찾기’와 ‘정산 여부 확인’과 같은 문제인데요.

이 두 가지는 사실 별개의 문제가 아니라 ‘한 번에 정리되지 않은 정보’에서 비롯되는 동일한 원인입니다.

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거래처 관리 업무는 중요하지만 매번 반복되는 업무이기 때문에

같은 내용을 여러 번 확인하느라 불필요한 에너지가 계속 소모됩니다.

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그렇기 때문에 많은 기업들이 ‘거래처 관리 대장’을 찾고, 업무를 시스템화하려고 하고 있죠.

하지만 어렵게 찾은 거래처 관리 대장도 막상 써보면 생각보다 문제점이 많다는 것을 느끼게 되실 거예요.

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오늘은 흔하게 사용하는 엑셀 관리의 한계부터, 업무를 훨씬 쉽게 만들어주는 프로그램 활용법까지. 거래처 관리를 ‘탁월하게’ 하는 방법을 하나씩 알려드리려고 합니다.

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거래처 관리 대장, 엑셀로 관리할 때 생길 수 있는 문제점

대부분의 경우, 거래처 관리 대장을 ‘엑셀’로 만들어서 관리하시는데요.

하지만 엑셀로 관리하다 보면 이런 문제점들이 생깁니다.

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① 오류의 가능성

사람이 하는 일이다 보니 실수가 발생할 수 있습니다. 행이나 열 하나가 사라질 수도 있고, 숫자를 잘못 기재해도 즉시 눈에 띄지 않는 경우도 있죠. 데이터가 쌓일수록 이 작은 오류는 큰 문제로 이어질 수도 있습니다.

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② 느린 속도

수기로 입력하는 만큼 업무 속도가 느려지고, 엑셀 파일에 데이터가 쌓이면 파일이 무거워져 작업 속도도 떨어집니다.

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③ 실시간 공유 불가

내부 구성원이 많아질수록 문제는 더 심각해집니다. 여러 버전의 파일이 생기고, 최신 정보를 모두가 파악하기 어렵고, 파일이 업데이트되면 다시 다운로드 받아야 하는 번거로움이 있습니다.

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거래처별 매출 매입 관리, 이제는 자동으로 가능합니다.

거래처 관리, 프로그램을 사용하면 어떤 점이 달라질까요?

코스닥 상장사 아이퀘스트의 ‘얼마에요 ERP’를 기준으로 직접 기능 설명을 드리겠습니다.

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① 손 쉬운 거래처 등록

기초정보 > 기초관리 > 거래처 메뉴에서

사업자 등록정보와 전화번호, 이메일 등의 기본 정보를 입력하면 거래처 등록이 바로 완료됩니다. 이제 저장 위치를 잊어버릴 일 없이 모든 거래처 정보를 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

아이퀘스트 [얼마에요 ERP] 거래처 추가 화면

 

 

② 거래처별 매출, 매입 확인

거래처장부 > 거래처 > 거래처원장 메뉴에서는

거래처별 매출, 매입 내역을 쉽게 확인할 수 있습니다.

거래가 언제 발생했는지, 어떤 방식으로 결제했는지까지 한 번에 확인할 수 있습니다.

아이퀘스트 [얼마에요 ERP] 거래처 원장 화면

 

 

③ 미수금/미지급금 확인

거래처장부 > 거래처 > 미수미지급잔액표에서는 거래처별 미수금, 미지급금을 확인할 수 있습니다.

오른쪽에는 거래처별 담당자 연락처가 함께 표시돼 바로 리마인드 발송도 가능합니다.

또 세금계산서를 기반으로 입금 여부를 자동 확인해주기 때문에 별도로 계좌를 일일이 확인할 필요도 없습니다.

아이퀘스트 [얼마에요 ERP] 미수미지급금관리 화면

 

 

④ 각종 서류 작성

견적서, 거래명세표, 발주서 등 거래처에 발송해야 하는 서류들도 ‘거래처장부’ 탭에서 바로 작성할 수 있습니다.

거래처 정보가 자동으로 불러와져 작성이 훨씬 쉬워지고, 완성된 문서는 한 곳에 모여 있어 증빙 자료를 찾을 때 빠르게 확인할 수 있습니다.

아이퀘스트 [얼마에요 ERP] 각종 서류 화면

 

이제 동일한 정보를 여러 번 입력해야 하는 불편함은 끝내세요.

한 번 등록해두면 정보를 체계적으로 저장하고 필요할 때마다 꺼내 쓸 수 있는 프로그램, ‘얼마에요 ERP’를 사용하세요.

 

 

 

거래처 관리, 이제는 월 3만원 대 ERP로 시작하세요.

1인기업부터 중소기업, 대기업까지 이제는 어떤 규모의 기업이든 엑셀보다 프로그램을 사용하는 것이 훨씬 유리합니다.

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직접 하나하나 입력하던 구조에서 벗어나

홈택스, 은행, 거래처 데이터를 자동으로 연동해 엑셀에서 반복하던 입력, 검증 과정을 줄일 수 있습니다. ​

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또한 한 곳에서 모든 직원이 동일한 정보를 실시간으로 확인하기 때문에

내부 커뮤니케이션 시간도 줄고 업무 효율이 크게 올라갑니다.

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거래처 관리 뿐 아니라 이런 업무도 도움을 받으실 수 있습니다.

① 실시간 재고 관리

② 부가세 신고, 원천세 신고 등 세무 업무

③ 복잡한 인사 관리, 급여 관리

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그리고 가장 중요한 점은 월 3만 원대의 부담 없는 비용으로 도입이 가능하다는 것입니다. 작은 기업도 부담 없이 시작할 수 있는 가격대입니다.

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이제는 실수 없이, 빠르게, 정확하게 일하는 시스템을 갖추세요.

거래처 관리의 스트레스를 줄여주는 가장 확실한 방법, 얼마에요 ERP가 시작입니다.

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