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재고관리, 어떻게 시작해야 할지 너무 막막하시죠? 조금이라도 수월하게 하려고 재고관리 솔루션도 알아보고 계시죠?
초보 사장님들이라면 처음 사업을 시작할 때 가장 어려운 것 중 하나가 바로 재고 관리일 거예요. 특히 음식점이나 카페와 같이 원부재료 종류가 다양하면 그 재고를 모두 관리해야 해서 더욱더 어렵습니다.
처음에는 사장님 혼자서 나름대로 재고를 관리하기겠지만, 점점 주먹구구식으로 처리하는 것 같아서 재고관리 솔루션을 찾아보실 거예요.
물론 재고관리 솔루션도 중요하지만, 그 전에 체계적으로 재고관리를 하는 방법을 알면 솔루션을 더욱 잘 쓸 수 있겠죠?
오늘은 재고관리 ERP 솔루션 [얼마에요ERP]가 초보 사장님들이 재고 관리를 처음 시작할 때 유용하게 활용할 수 있는 기본적인 관리 방법과 가이드라인을 알려드리려고 해요.
효율적으로 재고를 관리하여 비용을 절감하는 방법들을 함께 알아볼게요.
1. 초기에는 엑셀로 수기 관리하세요
업종마다 다르겠지만, 보통 사업 초반에는 관리해야 할 재고가 그렇게 많은 편이 아니에요. 그래서 처음에는 재고관리 솔루션을 도입하기보다는 엑셀로 재고관리 표를 만들어서 시작해 보는 걸 추천드려요.
엑셀은 사용 방법도 비교적 쉽고, 매일 필요한 데이터를 직접 입력하면서 재고 변동을 직관적으로 파악할 수 있어요. 무엇보다 무료라는 게 가장 큰 장점이죠. 물론 수기 입력이다 보니 실수가 발생할 수는 있지만, 좀만 꼼꼼히 신경 써서 관리하면 실수를 크게 줄일 수 있어요.
엑셀을 사용하기로 결정했다면 재고관리표 양식을 하나 만들어야 해요. 품목명, 입고수량, 출고수량, 재고 수량 등을 입력해야 하는데요. 어떻게 만들어야 할 지 고민이시면 아래 표 양식을 참고해 주세요.
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유형
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품목
코드 |
품목명
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품목
규격 |
전재고
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전재고액
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입고수량
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입고금액
(공급가)
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출고수량
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출고금액
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현재고
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현재고액
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상품
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1001
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냉장고
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780
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99
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148,500,000
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0
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0
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0
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0
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99
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148,500,000
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이렇게 기본적인 틀을 만들어 놓고 품목을 분류한 후 주기적으로 재고 수량과 입출고 기록, 금액을 기록하면서 실제 재고와 기록상 재고를 일치시켜야 해요.
입출고 내역은 별도의 양식을 만들어서 관리하면 재고 정확도를 더욱 높일 수 있어요. 입출고 내역 양식 예시는 아래 표를 참고해 주세요.
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구분
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거래처명
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품목코드
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품목명
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규격
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단위
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수량
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단가
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공급가
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부가세
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합계
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거래명세표
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전표번호
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재고가 들어오거나 빠져나갈 때마다 입출고 내역 표와 재고관리 표에 품목별로 기록을 남기는 게 좋아요. 그래야 나중에 재고 상태를 정확하게 파악할 수 있답니다.
재고 데이터 입력 규칙을 정하고 주기적으로 재고를 기록하게 하면, 혼동 없이 재고 현황을 일관적으로 관리할 수 있어요.
예를 들어, 영업 종료 직후 1시간을 재고 확인 업무 시간으로 정할 수 있죠. 매번 같은 시간에 재고를 확인하면 재고 정확도도 높일 수 있을 뿐만 아니라, 일별, 주별로 어떤 품목이 잘 팔리고 잘 팔리지 않는지 파악하는 데에도 큰 도움이 돼요.
2. 재고 회전율, 예상 발주량, 안전재고 등을 파악하세요
엑셀 재고 관리 업무가 익숙해졌다면 이제 재고 데이터를 좀 더 심층적으로 활용해야겠죠. 재고 관리의 목적은 단순히 기록이 아니라 효과적으로 재고량을 조절하여 제품을 안정적으로 공급하는 데 있어요.
효과적인 재고 관리를 위해서는 다음 3가지 핵심 지표를 파악해야 해요.
- 재고 회전율 : 일정 기간 동안 재고가 얼마나 빨리 판매되고 다시 채워지는지를 나타내는 수치
- 예상 발주량 : 과거 데이터를 바탕으로 다음 달에 얼마나 많은 재고가 필요할지 예측
- 안전재고 : 예상치 못한 주문 증가나 배송 지연에 대비하여 유지하는 최소 재고량
1) 재고회전율
'재고 회전율'은 기본 중의 기본이라고 할 수 있어요. 재고 소진량과 시기를 미리 파악해야 늦지 않게 추가 재고를 주문할 수 있기 때문이죠.
또한 제품마다 성수기와 비성수기가 있는데, 재고 회전율을 통해 어느 시기에 인기가 많고 어떤 상품이 덜 팔리는지 알 수 있어서 적정 재고량을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.
계산 방법은 간단해요. 매출원가를 평균 재고액으로 나누면 돼요. 예를 들어, 연간 매출원가가 1,000만원이고 연평균 재고액이 100만원이라면 재고 회전율은 10이 되는 거죠.
2) 예상 발주량
재고 회전율 다음으로는 '예상 발주량'을 파악해야 해요. 과거 데이터를 바탕으로 다음 달에 얼마나 많은 재고가 필요할지 예측하는데요.
예를 들어, 이번 달에 100개가 팔렸지만 다음 달은 계절성 성수기라 20% 정도 더 팔릴 것으로 예상된다면 120개 정도를 주문하는 식이죠.
특히 계절상품이나 트렌드에 민감한 상품에서 중요하며, 이를 통해 갑작스러운 재고 부족 사태나 품절을 방지할 수 있답니다.
3) 안전재고
마지막으로 '안전재고'도 설정해야 하는데요. 안전재고를 확보해 두면 주문이 몰리는 상황이나 공급에 문제가 생겼을 때 고객에게 빠르게 대응할 수 있고, 품절로 인한 매출 손실을 최소화할 수 있어요.
안전재고를 계산할 때는 보통 리드타임(주문부터 입고까지 걸리는 시간)과 일일 평균 판매량을 고려해요. 어려울 수는 있지만 실제로 안전재고량을 구하고 적용해 보면서 여러분의 비즈니스에 최적화하는 게 중요해요.
3. 매출과 주문량, 제품량이 많아지면 재고관리 솔루션을 이용하세요
재고 정확도를 높이면서 사업을 성장시키면 주문량과 제품량이 늘어나고 매출도 증가할 거예요. 이때부터는 유료 재고관리 솔루션을 도입하는 걸 적극 고려해 보세요.
물론 엑셀을 사용해도 되지만, 제품량과 주문량이 늘어나면서 재고 관리 업무량이 기하급수적으로 늘어날 거예요. 현실적으로 엑셀만으로는 재고를 관리하기 어려워질 뿐만 아니라 수많은 실수가 생길 수도 있어요.
재고관리 솔루션을 도입하면 이러한 실수들을 대폭 줄일 수 있고 다양한 기능을 활용하여 재고 정확도도 높이고 업무 시간도 크게 단축할 수 있어요. 아래와 같은 기능들이 많이 포함되어 있어요.
- 재고 입출고 내역 관리
- 거래처별 재고 수불 관리(주문, 발주, 입고, 출고 처리 등)
- 재고 현황 관리(재고평가, 안전재고 관리 등)
- 재고 관리 보고서
- 창고 관리
- 경리회계 및 행정 업무(세금계산서, 거래명세표, 장부 작성 등)
기본적으로 유료인 데다가 업종에 알맞은 솔루션을 찾아야 하는 등 조금 번거롭지만, 다양한 재고관리 업무를 활용하여 생산성을 높일 수 있어요.
예를 들어, 재고관리 솔루션에 안전재고량과 적정재고량을 설정하면, 재고량이 해당 수준 이하로 떨어졌을 때 알람을 보내주거나 발주서에 예상 발주량을 자동으로 계산하여 반영할 수 있어요. 재고 부족을 방지할 뿐만 아니라 발주 업무도 일정 부분 자동화할 수 있죠.
또한 재고관리 솔루션은 다양한 데이터 분석 기능을 제공하는데요. 어떤 상품이 언제 가장 잘 팔리고, 특정 시기에 수요가 급증하는 상품이나 품목은 무엇인지 등을 효과적으로 파악할 수 있어요. 이를 통해 판매 전략을 수립하거나, 시즌별로 재고를 미리 확보하는 데 유용하게 활용할 수 있어요.
재고관리 솔루션을 선택할 때는 다음 5가지를 꼭 고려해 주셔야 해요.
- 우리 비즈니스 규모와 특성에 맞는가?
- 사용하기 쉬운가?
- 필요할 때 전문적인 고객 지원 서비스를 받을 수 있는가?
- 가격은 적절한가?
- 정기적으로 유지 보수가 이뤄지고 있는가?
많은 솔루션이 무료 체험 기간을 제공하고 있으니, 이 기간을 잘 활용해서 실제로 사용해 보거나 상담을 받아본 후 결정하는 것이 좋아요.
4. 창고나 냉장고 등 재고 보관 장소도 신경쓰세요
마지막으로 재고 관리에서 중요한 부분이 바로 보관 장소예요. 보관 장소가 적절하지 않으면, 재고가 손상되거나 유통기한이 지나 버려 재고를 폐기해야 할 수 있어요.
이는 결국 손실로 이어지고 혹여나 잘못 보관된 제품이 고객에게 전달되면 브랜드 이미지에 심각한 타격을 입을 수 있어요.
보관 장소는 재고 유형에 따라 달라져야 해요. 예를 들어, 식품 중에서 유제품이나 야채류는 유통기한도 정해져 있고 실온에 보관하면 상할 수도 있으니 냉장고에 보관해야겠죠.
반면에 시럽과 같이 비교적 유통기한이 길고 냉장 보관이 필요 없는 품목은 온도와 습도가 잘 유지되는 창고에만 보관해 주면 됩니다.
옷이나 전자 제품 재고를 위한 창고를 알아보고 있다면 건조하고 통풍이 잘 되는 곳에 보관하는 것이 좋아요.
보관 장소는 적정 크기와 관리 시스템이 갖춰져 있어야 해요. 많은 물건을 쌓아두면 꺼내기가 불편하고 재고 파악이 어려워져요.
출고가 자주 이루어지는 제품은 접근이 쉬운 위치에 배치하는 것이 좋고 같은 종류의 제품을 같은 곳에 모아두면 찾기 쉽고 관리가 편리해집니다.
특히 식품처럼 유통기한이 있는 제품은 먼저 입고된 제품부터 출고하는 '선입선출(FIFO)' 방식을 적용해 유통기한이 지난 제품이 남지 않도록 관리하는 것이 중요해요.
오늘은 초보 사장님들을 위한 재고관리 가이드라인에 대해 알아봤어요.
재고관리는 사업 성공의 핵심 요소 중 하나예요. 재고를 정확하게 관리해야 재고 과부족으로 인한 비용을 줄이고 고객 만족도를 높일 수 있어요.
엑셀로 재고를 주먹구구식으로 관리하고 있었나요? 결국에는 재고관리 솔루션을 찾으실 거예요.
[얼마에요ERP]로 발주, 매입, 출금, 재고관리까지 일이 반으로 줄었어요!
“100원부터 100만원까지, 수천 개 재고를 정확하게 관리할 수 있어요!
“반나절이면 얼마에요 사용법 마스터! 정말 쉬워요!
[얼마에요ERP] 고객사 후기
매입매출 관리뿐만 아니라 재고 파악에 발주까지 일일이 처리하느라 힘드셨죠?
[얼마에요ERP]는 재고관리 특화 ERP로 발주부터 매입매출, 재고관리까지 실시간으로 관리할 수 있어요.
안전재고 관리 기능도 있는데요. 설정된 안전재고량보다 적어지면 발주 예측 보고서에 해당 수량만큼 자동으로 반영돼요. 주문서, 발주서를 연동하여 간단히 입/출고 전표로 저장할 수 있죠.
무엇보다 장부 작성이나 거래명세표, 세금계산서와 같은 경리회계 기능에 연결되어 있어 장부 작성이나 세무 자료를 자동으로 생성할 수 있어요.
매번 번거롭게 따로 작업하던 회계 업무도 최대한 자동화할 수 있답니다.
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