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법인카드 종류 3가지와 사용 규정 및 범위
일반사업자에게 사업자 카드가 있다면 법인사업자에게는 법인카드가 있어요. 법인사업자나 법인단체로 사업을 시작하시거나 개인사업자에서 법인사업자로 전환하면 법인카드를 새로 발급해야 해요.
법인의 자금을 효율적으로 관리하려면 법인카드로 자금 사용 내역을 꼼꼼하게 관리해야 해요. 특히 비용 처리를 명확하게 하여 절세를 하려면 법인카드와 사용 내역 관리는 필수입니다.
하지만 법인카드도 종류가 다양하다는 사실을 알고 계셨나요? 법인카드를 처음 사용하는 분들에게는 어떤 법인카드를 선택해야 할지, 그리고 사용 규정이나 범위가 어떻게 되는지 궁금할 수 있어요.
그래서 오늘은 [얼마경리]와 함께 법인사업자가 꼭 알아야 할 법인카드의 종류와 사용 규정, 그리고 주의사항에 대해 알아볼게요.
1. 법인카드 종류 3가지를 알아보자
법인카드의 종류가 다양하다고 말씀드렸죠? 법인카드는 일반적으로 3가지 종류로 나눌 수 있어요.
- 무기명 법인카드
- 기명식 법인카드
- 개인형 법인카드
각 법인카드에 관해 구체적으로 알아볼게요
1) 무기명 법인카드 : 모두가 함께 사용하는 공용 법인카드
무기명 법인카드는 말 그대로 ‘이름이 새겨지지 않은 카드’로 기업 명의의 법인카드이며 임직원 모두가 공용으로 사용할 수 있어요.
개인의 이름 대신 법인명이 표시되어 있으며 당연히 법인의 신용을 기반으로 발급됩니다. 무기명 법인카드 사용 대금은 법인 또는 사업자 명의 계좌나 대표자 명의 개인계좌에서 출금되며, 상환 의무도 법인이 부담합니다.
무기명 법인카드는 예산을 더욱 효율적으로 관리할 수 있고 투명한 예산 관리가 가능하며 온라인 결제에서 쉽게 사용할 수 있어요. 하지만 주로 실물 카드로 갖고 다니기 때문에 분실 위험이 있고 비용 추적이 어렵다는 단점도 있어요.
2) 기명식 법인카드 : 특정 임직원의 이름이 새겨진 법인카드
기명식 법인카드는 ‘카드를 사용할 임직원의 이름이 새겨진 법인카드’입니다. 법인 이름과 임직원의 이름이 카드에 같이 표기되어 있어요.
기명식 법인카드는 지정된 임직원만이 사용할 수 있으며 사용 대금은 법인 또는 사업자 명의 계좌, 대표자 명의 개인계좌 또는 임직원 개인계좌에서 출금됩니다. 상환 의무는 임직원이 연대 보증을 서지 않는 이상 법인이 부담합니다.
아무나 법인카드를 사용할 수 없어 효율적인 통제가 가능하며 간편 결제나 온라인 결제 등록이 용이해요. 임직원 명의로 되어 있어서 문제가 발생했을 때 비용 추적도 가능해요.
다만 개인 명의로 등록되어 있어서 임직원이 입/퇴사할 때마다 법인카드를 해지하고 새로 발급해야 해요. 그래서 직원이 자주 바뀌는 경우 번거로울 수 있어요. 게다가 기명식 법인카드 대금 결제 계좌를 임직원 개인 통장에 연결했는데 미납이나 연체가 발생하면, 이로 인해 법인 신용에 문제가 생길 수 있어요.
3) 개인형 법인카드 : 법인이 보증하는 임직원 카드
개인형 법인카드는 기명식 법인카드와 유사하게 카드에 법인명과 사용할 임직원의 이름이 새겨져 있지만 상환 부담에서 차이가 있습니다.
법인이 대금 상환 의무를 부담하는 기명식 법인카드와는 다르게, 개인형 법인카드는 임직원이 1차로 상환 의무를 부담해요. 법인은 연대보증을 서는 방식으로 2차 상환 의무를 부담해요.
결국 기명식과 개인형의 가장 큰 차이점은 상환 의무를 누가 지느냐에 있습니다.
2. 꼭 알아야 하는 법인카드 사용 규정 및 범위
법인카드를 사용할 때는 반드시 규정과 범위를 준수해야 해요. 법인카드는 회사 자금을 효율적으로 관리하기 위해 제공되기 때문에, 개인적인 용도로 사용하는 것은 금지돼요.
법인카드의 사용 범위는 회사의 규정에 따라 다를 수 있지만, 일반적으로는 사업과 직접적으로 관련된 지출에만 사용해야 해요. 사업에 관련된 지출은 크게 아래와 같이 구분해요.
- 사내 소모품, 비품, 사무기기 등 각종 사업 용품 구매대금
- 복리후생비, 접대비
- 광고판촉비, 회의비
- 차량 및 차 보험 관련 비용
- 임직원 교육비
- 기타 사업 비용
예를 들어, 임직원 출장비나 업무 관련 접대비, 법인 차량 주유비나 보험료를 법인카드로 결제했다면 법인카드 사용 범위에 포함될 수 있어요.
그러나 출장을 가서 개인적인 쇼핑, 지인의 식사비 등 개인적인 용도로 사용하면 문제가 될 수 있어요. 만약 개인적인 목적으로 법인카드를 사용하면 법인의 자금 운용과 관리를 어렵게 할 뿐만 아니라 추후 법적인 문제로 이어질 수 있어요.
그러므로 임직원에게 법인카드를 교부할 때는 반드시 해당 임직원이 사업 목적 내에서만 사용하도록 사용 규정과 범위를 교육해야 해요.
그 외에 법인카드의 사용한도와 사용 내역 관리 수칙도 알려주면 더욱 좋습니다.
3. 법인카드 사용 시 주의사항!
법인카드를 사용할 때는 몇 가지 주의사항을 꼭 기억해야 해요. 잘못 사용하면 법인의 재정 상황에 문제가 생기거나, 임직원 개개인이 법적 책임을 질 수 있으니 꼭 알아두셔야 해요.
1) 분실 및 도난 시 즉시 신고
마지막으로, 법인카드를 분실하거나 도난당했을 때는 즉시 카드사에 신고하고, 회사에도 보고해야 해요.
법인카드는 법인의 중요한 자산이기 때문에, 분실 시 즉각적인 조치가 필요해요. 카드사에 신속히 신고하면 부정 사용을 방지할 수 있으며, 회사에서도 이에 따른 대응을 할 수 있어요.
신고를 늦추면 부정 사용에 대한 책임을 질 수 있으니, 신속하게 대응해야 해요.
2) 투명한 사용 기록 관리
법인카드를 사용한 모든 거래는 투명하게 기록되어야 해요. 법인카드 사용 내역이 명확하게 기록되지 않으면 회계 처리 시 문제가 발생할 수 있고 자금 흐름 추적에 어려움을 겪을 수 있어요.
법인카드 사용 내역을 정기적으로 확인하고, 이상한 거래가 없는지 점검해야 해요. 사업 목적으로 정확하게 사용했는지, 법인 지출 규정에 맞게 사용됐는지 체크해야 해요.
그 후 사용 내역을 회사의 경리회계 시스템에 반영해 경비 처리를 해야 해요. 특히 회계 기록은 세무 감사나 회계 감사 시 중요 참고 자료로 활용되니 정확하게 기록해야 해요.
아이퀘스트 AI 경리회계 솔루션 [얼마경리]에서는 법인카드를 [얼마경리]에 등록하여 모든 거래 내역을 실시간으로 시스템에 반영할 수 있어요.
사업용 신용카드를 법인용으로 등록한 후 법인카드를 사용하면 [얼마경리]에 사용 내역이 모두 기록됩니다.
구체적인 법인카드 사용 내역과 회계 처리는[얼마경리]의 AI 특허 기술로 자동 분개 되어 기록되는데요. 경리회계 담당자는 해당 일일거래내역을 체크하면서 잘못 등록됐거나 이상한 거래내역이 있는지만 체크하면 됩니다.
이렇게 기록된 일일거래내역과 기간거래내역을 바탕으로 결산보고서와 재무제표 등 각종 세무 및 회계 자료들을 빠르게 작성할 수 있어요.
3) 꼼꼼한 증빙 관리가 필수
마지막으로 법인카드 사용을 증명할 수 있는 증빙 자료를 꼼꼼하게 관리해야 해요. 경리회계 솔루션을 이용하면 법인카드 사용 내역을 모두 기록할 수 있지만 가끔 예상치 못한 상황이 발생할 수 있어요.
분명 정상적으로 법인카드를 사업 목적에 맞게 사용했는데, 국세청에서 봤을 때 결제 빈도나 지출 내역이 다소 의심스러워 보일 수도 있어요. 이때 국세청은 해당 지출을 검토하기 위해 소명 자료와 지출 증빙 제출을 요구할 수 있어요.
특이하거나 의심스러운 지출 내역의 예시는 아래와 같습니다.
- 업무 시간 외 주말이나 공휴일, 심야, 새벽에 사용한 경우
- 통상적인 근무지나 업무 장소에서 멀리 벗어난 지역, 업무 관련성이 전혀 떨어지는 곳에서 사용한 경우
- 특정 장소에서 여러 차례 사용한 경우
- 임직원 본인이 아니라 친인척이나 친인척을 동반한 출장이나 장소에서 사용한 경우
- 사치성 품목이나 상품권이나 금과 같이 현금화하기 좋은 품목을 구매한 경우
국세청이 이에 대한 소명 자료 제출을 요구했을 때 영수증과 같은 적절한 증빙 자료를 제출하지 못한다면 부정 사용으로 처리되어 비용으로 인정받지 못하게 됩니다.
비용으로 인정받지 못하면 법인세 경비처리를 과다 계상한 것으로 여겨져 법인세가 더 인상되거나 가산세가 적용되니 주의하셔야 해요.
이렇게 절세에 불이익을 받을 수 있으니 평소에 임직원들에게 법인카드 사용 후 영수증을 받을 것을 교육해야 해요.
이렇게 법인카드의 종류와 사용 규정, 주의사항에 대해 알아봤어요. 오늘 알려드린 법인카드 내용을 바탕으로 법인의 자금이 투명하게 관리될 수 있도록 법인카드를 효율적으로 활용해 볼 것을 권장드려요.
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