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모든 사업자는 투명한 경리회계 관리를 위해 사업과 관련된 모든 거래에 대한 증빙자료를 보관해야 합니다.
증빙자료에도 다양한 종류가 있는데요, 만약 증빙자료를 꼼꼼하게 보관하지 않으면 가산세가 부과될 수 있습니다.
그래서 항상 증빙자료를 분실하지 않게 잘 보관해야 하는데요, 기존에는 종이로 된 증빙자료를 보관했다면 요즘 전자거래와 전자결재로 증빙자료를 보관하고 있습니다.
이번 글에서 [얼마에요]와 함께 증빙자료의 종류와 효율적인 관리 방법에 관해 알아보도록 하겠습니다.
경리에 필요한 증빙자료란 무엇인가요?
경리회계에 필요한 증빙자료라고 하면 어떤 게 떠오르시나요? 아마 많은 분이 영수증이나 회계장부, 거래계산서 같은 게 떠올리실 겁니다.
증빙자료를 제대로 알기 위해서는 증빙자료의 종류부터 알아야 하는데요, 크게 ‘적격증빙자료/정규 지출증빙'과 ‘비정규 지출증빙'으로 나눌 수 있습니다.
- 적격증빙자료/정규 지출증빙 : ‘법정지출증빙’이라고도 하며 법적으로 필수로 제출해야 하는 증빙자료를 말합니다.
- 비정규 지출증빙 : 적격증빙자료/정규 지출증빙에 포함되지 않은 나머지 증빙자료를 말합니다.
‘적격증빙자료/정규 지출증빙’과 ‘비정규 지출증빙’의 차이와 종류에 관해 알아보겠습니다.
적격증빙자료의 종류에는 어떤 게 있을까요?
적격증빙자료
‘적격증빙자료/정규 지출증빙’은 법적으로 경비 처리가 인정되는 증빙자료로, 적격증빙자료의 종류에는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 4가지가 포함됩니다.
1) 세금계산서
세금계산서는 대표적인 적격증빙자료로 제품·서비스 공급자가 거래 상대방에게 부가가치세를 징수했다는 사실을 증명하는 증빙서류입니다.
다만 다음 필수 기재 사항이 하나라도 누락되면 적격증빙자료로 인정되지 않을 수 있습니다. 적격증빙자료로 인정되지 않으면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세가 부과될 수 있으니 주의하시기를 바랍니다.
- 공급자의 사업자 등록번호, 성명 또는 상호명
- 공급받는 자의 사업자 등록번호
- 공급가액과 부가가치세액
- 세금계산서 작성일자
또한 현재 간이과세자거나 면세사업자라면 세금계산서 발행이 불가능하다는 점도 알아주시기 바랍니다.
2) 계산서
계산서는 세금계산서와 마찬가지로 공급자와 공급받은 자 간의 거래 사실을 증명하는 서류이지만, 부가가치세 면세사업자가 소득세법이나 법인세법에 따라 발행한다는 점이 다릅니다.
공급받는 자가 과세 사업자라도 거래한 제품·서비스가 면세라면 세금계산서가 아니라 계산서가 발급되어야 합니다.
3) 신용카드 매출전표
신용카드 매출전표는 제품·서비스를 공급받은 사업자가 거래 대금을 신용카드로 결제하고, 매출 소득에 따른 세액을 일부 공제받기 위해 작성하는 문서입니다.
세액 공제를 받기 위해서는 신용카드 매출전표에 공급가액과 세액이 구분되어 표시되어 있어야 하며, 사업자 본인 카드나 법인카드로 결제해야 합니다.
4) 현금영수증
현금영수증은 제품·서비스를 거래할 때 대금을 현금으로 결제하고 이를 증빙하는 문서입니다. 공급받는 자가 공급자에게 현금영수증 카드나 전화번호, 사업자 등록번호를 전달하면 발행받을 수 있습니다.
현금영수증은 소득공제용과 사업자 지출증빙용으로 구분합니다. 사업자라면 당연히 부가가치세 매입세액 공제가 목적이니 실수하지 마시고 사업자 지출증빙용 현금영수증 발행을 신청하시기를 바랍니다.
비정규 지출증빙
위 4가지 적격증빙자료 외에 나머지 증빙자료는 비정규 지출증빙으로 분류합니다. 비정규 지출증빙에는 간이영수증과 거래명세서, 지출결의서 등 거래 사실을 기록하는 문서들이 포함됩니다.
효율적인 증빙자료 관리 방법을 알아볼게요
경리회계에 필요한 모든 증빙자료는 철저히 보관해야 하는데요, 특히 적격증빙자료는 신고 기한이 지난날부터 5년까지 보관해야 합니다.
만약 적격증빙자료를 제대로 갖추지 않으면 미수취 불이익을 받을 수 있는데요, 법적으로 비용으로 처리할 수 없어 매입세액 공제를 받을 수 없습니다.
세액 공제를 받지 못하면 전체 수입금액 규모가 커지므로 부가가치세와 법인세, 종합소득세 등 전반적인 세금 부담이 심하게 증가하게 됩니다.
비정규 지출증빙을 제출하더라도 접대비는 비용으로 인정되지 않을 뿐더러, 대표자에게 상여, 배당 등의 소득으로 처분되어 원천세 징수 의무비용이 발생하거나, 비용으로 인정하더라도 증빙불비가산세가 부과될 수 있습니다.
그래서 증빙자료, 그중에서도 적격증빙자료를 꼭 잊지 말고 거래 내용과 목적에 맞게 분류하여 보관하는 게 중요합니다.
여전히 적격증빙서류를 종이로 보관하는 기업들이 많은데요, 경비처리가 수작업으로 이뤄지면 증빙자료 분실이나 위변조 등 크고 작은 문제가 발생할 수 있습니다.
이러한 문제를 예방하기 위해, ERP 프로그램으로 증빙자료 관련 업무를 자동화하는 것을 추천드립니다. 시중에 수많은 ERP 프로그램이 있지만, 그중에서도 [얼마에요 ERP]를 적극 추천드립니다.
[얼마에요 ERP]에 사업자 카드와 은행 계좌를 등록하면, 신용카드 또는 계좌 거래 시 자동으로 거래 내역이 등록되어 증빙자료를 보관할 수 있습니다.
또한 국세청 양식에 맞는 전자세금계산서·계산서를 작성하고 거래 당사자의 이메일로 전달할 수 있는데요, 이를 통해 세금계산서·계산서가 분실되는 일을 막을 수 있습니다.
그리고 [얼마에요 ERP]의 ‘영수증 증빙관리’ 기능을 이용하면, 증빙자료를 일일이 찾을 필요 없이 [얼마에요 ERP]로 발행한 모든 증빙서류를 간편하게 조회하여 경비 업무를 더욱 빠르게 처리할 수 있습니다.
지금까지 증빙자료의 종류와 효율적인 관리 방법에 관해 함께 알아봤습니다. 이미 많은 기업이 [얼마에요 ERP]을 적극적으로 도입하여 경리회계 업무의 속도를 높이고 있는 추세입니다.
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