사업장 규모가 작다고 해서 서류 관리가 쉬운 건 아니에요. 흔히 많은 분이 “인원이 적으니 관리할 게 별로 없지 않나요?”라고 생각하시는데요.
오히려 5인 미만 소규모 사업장일수록 각종 서류 관리가 더 번거롭고 부담스러울 수 있어요. 대표가 직접 여러 행정 업무를 혼자 처리하는 경우가 많고, 공간과 인력도 한정적이라 종이 서류를 따로 보관하거나 관리하는 일이 쉽지 않기 때문이죠.
계약서 관리부터 급여 지급, 인사 업무까지 하나하나 신경 쓰려면 업무가 매우 복잡해질 수밖에 없어요.
이러한 문제를 해결하는 데 가장 좋은 방법은 바로 ‘전자계약·전자서명 솔루션’을 도입하는 것입니다. 그런데 막상 알아보다가 비용이 부담되거나 새로운 솔루션을 쓰는 게 번거로워서 도입을 망설이는 분들도 있는데요.
실제로 ‘전자계약·전자서명 솔루션’을 써보면 그 이상으로 편의성과 효과를 느낄 수 있어요. 작은 기업일수록 더더욱 말이죠.
1. 이메일이나 문자로 간편하게 주고받을 수 있어요.
전자계약·전자서명 솔루션의 가장 큰 장점은 바로 '언제 어디서나 계약서 작성과 서명이 가능하다'는 점이에요. 계약 담당자가 외근 중이거나 재택근무를 하는 경우에도 계약서 작성에 전혀 문제가 없어요.
특히 5인 미만 소규모 사업장은 사장님과 직원이 모두 외근을 나갈 수도 있고 다른 업무 때문에 바빠서 오프라인에서 직접 만나 계약서에 서명하기 어려운 상황이 많아요.
이럴 때 전자계약 솔루션을 이용하면 이런 문제를 한 번에 해결할 수 있어요.
📌 전자계약·전자서명 솔루션 주요 특징
- PC, 모바일, 태블릿 등 어떤 기기에서도 사용 가능
- 이메일, 문자 링크 전송으로 간편하게 계약 요청
- 서명 후 자동으로 계약서 원본 보관
- 서명 완료 알림 기능 제공
전자계약은 이메일이나 문자, 메신저로 모든 과정이 진행됩니다. 언제, 어디서든, 어느 기기로든 스마트폰만 있으면 서명을 할 수 있고, 서명이 완료되면 알람으로 알려주기 때문에 시간과 비용을 획기적으로 줄일 수 있어요.
특히 급하게 서명해야 하는 중요한 계약서나 프로젝트라면 더더욱 전자계약으로 진행해야 합니다. 서명이 완료되자마자 최종 계약서가 양측의 이메일로 즉시 전달되거든요.
계약을 맺는 상대방도 간편하게 계약서를 확인하고 서명할 수 있어 만족도가 높습니다. 이렇게 바쁜 업무 중에 계약서 처리로 인한 귀중한 시간을 낭비하지 않고 효율적으로 일할 수 있다는 점이 큰 장점이에요.
2. 종이 서류를 따로 보관할 필요가 없어요.
5인 미만 사업장은 사무실 공간이 협소해서 별도의 서류 보관함이 없는 경우가 많아요.
그런데 종이 계약서만 작성하다 보면 계속 계약서가 쌓이게 되고 이를 모두 보관하기에는 물리적인 공간이 부족하게 되며, 어찌저찌 보관하더라도 잃어버리거나 훼손될 우려도 있습니다.
특히 근로계약서는 근로관계가 종료됐더라도 최소 3년 동안 보관하고 있어야 해요. 급여명세서는 5년 동안 보관하고 있어야 하죠.
전자계약·전자서명 솔루션을 활용하면 최신 보안 기술이 적용된 클라우드에 모든 계약서가 안전하게 문서가 보관되어서, 필요할 때 언제든지 쉽게 조회할 수 있어요.
서류를 일일이 찾아다닐 필요 없이 클릭이나 검색 몇 번만으로 간편하게 서류를 찾고 관리할 수 있죠. 특히 세무조사나 노동청 점검 등 갑작스러운 상황에도 간단히 문서를 제출할 수 있어 안심할 수 있습니다.
✅ 전자계약 도입 시 기대효과 간단 요약
- 종이 인쇄 및 서류 보관 비용 절감
- 계약서 분실・훼손 위험 0%
- 사무실 공간 효율성 UP
- 계약 관리 업무 자동화
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전자계약 vs 종이계약 비교
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구분
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전자계약
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종이계약
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보관 방식
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클라우드 자동 보관
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서류함, 파일 보관
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분실 위험
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없음
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있음
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찾기
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검색 기능으로 찾기
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손으로 일일이 찾아야 함
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법적 효력
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[전자서명법]에 의해 동일
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3. 5인 미만 사업장이 근로계약서를 작성할 떄 반드시 고려해야 할 점
근로계약서는 사업장 규모와 관계없이 반드시 작성하고 보관해야 합니다. 5인 미만 사업장이라고 해서 예외가 아니죠.
오히려 규모가 작을수록 계약서 미작성, 서류 분실 등 기본적인 관리 실수가 더 자주 발생할 수 있어요. 추후에 노동청에서 근로감독이 나왔을 때 관련 서류를 요구할 수 있는데, 이때 문제가 될 수 있어요.
근로계약서를 작성할 때 주의해야 할 점은 다음과 같아요.
❗ 근로계약서 작성 시 주의사항
- 근로계약서 필수 항목(임금, 근로시간, 주휴일, 근로장소, 휴게시간, 근로계약기간, 연차, 급여 지급일 등)을 정확하게 명시할 것
- 계약 기간 및 갱신 여부를 분명히 기재할 것
- 근로자와 사업주 양측이 모두 확인하고 반드시 서명 또는 날인할 것
- 서명 후 근로자와 사용자가 각각 1부 보관해야 함
만약 근로계약서를 작성하지 않거나, 서명을 받지 않으면 근로기준법 위반으로 최대 500만 원 이하의 벌금(기간제 · 단시간근로자인 경우는 500만원 이하의 과태료 처분)이 부과될 수 있어요.
5인 미만 사업장일수록 계약서 관리를 제대로 하지 않으면 사소한 문제가 법적 분쟁으로 커질 수 있는데요. 전자계약·전자서명 솔루션을 사용하면 이를 쉽게 처리할 수 있답니다.
고용노동부 표준근로계약서를 그대로 솔루션에 업로드한 후 작성과 서명이 필요한 항목을 지정하여 계약을 진행할 수 있어요.
또는 전자계약·전자서명 솔루션 내에서 자체 서식을 제작한 후 근로자를 채용할 때마다 바뀌는 부분만 수정한 후 그대로 사용할 수도 있습니다.
이처럼 전자계약·전자서명 솔루션으로 계약은 빠르게 진행하면서 법적 리스크는 최소화할 수 있습니다.
작은 사업장일수록 전자계약이 필요해요!
지금까지 5인 미만 사업장에 전자계약·전자서명이 필수인 이유를 알아봤어요.
작은 사업장일수록 불필요한 행정 업무를 줄이고 사업 성장에 집중하는 것이 매우 중요해요. 오히려 공간과 인력이 제한된 작은 사업장일수록 전자계약 서비스는 필수 아이템입니다.
사장님, 이제 근로계약서도 ‘얼마싸인’으로 스마트하게 관리하세요!
전자계약과 전자서명 솔루션인 '얼마싸인'을 활용하면 더욱 쉽고 빠르게 계약 업무를 처리할 수 있어요. 아무리 전자계약 초보라도 누구나 계약을 진행할 수 있도록 다양한 기능을 갖추고 있어요.
사용하던 양식이 있다면 그대로 활용하세요!
기존에 사용하던 근로계약서 양식을 그대로 [얼마싸인]에 업로드해 템플릿으로 저장할 수 있어요.
계약을 체결할 때마다 한글이나 워드 파일을 따로 열 필요 없이, 이름, 주소 등 필요한 정보만 수정한 후 전자도장·서명 영역을 지정해 간편하게 서명 요청할 수 있죠.
또한 기존처럼 계약 내용을 한글이나 워드 파일로 작성한 후, [얼마싸인]에 업로드해 전자도장·서명만 요청할 수도 있어요.
전자도장은 기존에 사용하던 이미지 파일을 업로드해 활용할 수 있고, 전자서명은 [얼마싸인]에서 바로 생성해 사용할 수도 있습니다.
계약서에 수정해야 할 부분이 생기더라도 언제든지 업데이트할 수 있으니 걱정할 필요 없어요.
5가지 본인 인증과 블록체인 기술로 철저한 보안
[얼마싸인]에서는 총 5가지 본인 인증 방법(자체 지정 비밀번호, 카카오톡, 문자메시지, PASS 앱, 공동인증서)을 제공해 계약자의 신원을 철저히 확인할 수 있어요.
게다가 모든 전자계약서는 블록체인 네트워크에 암호화된 파일로 저장되어서 위변조를 방지할 수 있습니다.
데이터 저장소는 CSA Star Gold 등급과 MTCS Level 3를 획득하였고, CSAP, ISMS-P, ISO/IEC, SOC, PCIDSS 등 공인된 인증 기관을 통해 획득할 수 있는 국내외 다양한 보안 관련 인증을 보유한 저장소를 사용하고 있습니다.
사용자의 계정 도용, 악성코드 유입 및 실행, 정보 서비스의 방해 등을 위해 침해사고 대응팀을 상시 운영하고 있으니 안심하고 사용하세요.
이제 계약서 때문에 스트레스 받지 마세요!
계약서 관리 스트레스는 줄이고, 법적 리스크는 예방할 수 있다면 당연히 도입할 가치가 충분하겠죠?
아직도 종이 계약서로 불편을 겪고 계신다면, 지금 바로 [얼마싸인]을 경험해 보세요!
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