외국인 근로계약서, 내국인 근로자랑 다른 이유는 비자에 있습니다

외국인 근로계약서, 내국인 근로자랑 다른 이유는 비자에 있습니다

정말 외국인 직원을 채용 하려는데 한국인 직원과 같은 양식을 써도 될까요?
비자 종류마다 따로 준비해야 하는 항목이 있는 건 아닐까요?

처음으로 외국인 직원을 채용하게 된 HR 담당자라면, 근로계약서를 어떻게 작성해야 할지 고민이실 거예요. 근로계약서를 분명 작성해야 하긴 하는데, 잘못 처리하면 과태료나 벌금을 물을 수도 있기 때문이죠.

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결론부터 말하면, 외국인 직원이라도 근로계약서의 기본 골격은 근로기준법을 따릅니다. 그런데 비자(체류자격) 유형에 따라 써야 하는 양식이 다르고, 기재해야 할 항목이 추가되며, 어떤 경우에는 계약 절차 자체가 달라집니다. 한국인 직원과 같은 양식으로 처리했다가 뒤늦게 법 위반 사실을 알게 되는 사례는 지금도 적지 않아요.

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그래서 오늘은 [사인365]와 함께, 외국인 근로계약서를 어떻게 작성해야 하는지, 내국인 근로자랑 무엇이 다른지 알아보도록 하겠습니다.

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1. 한국인이랑 같은 계약서를 쓰면 안 되는 비자가 있습니다

"외국인도 근로기준법 적용 대상 아닌가요? 그럼 같은 계약서를 써도 되지 않나요?"라고 생각하기 쉽습니다. 틀린 말은 아니에요.

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[근로기준법]는 국적과 관계없이 국내에서 일하는 모든 근로자에게 동일하게 적용됩니다. 임금, 근로시간, 휴가, 해고 요건은 한국인이든 외국인이든 동일한 기준이에요.

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그런데 외국인 고용에는 비자 종류에 따라 적용되는 법령이 몇 가지 더 있습니다. 비자 종류에 따라 [외국인근로자의 고용 등에 관한 법률(외고법)] 또는 [출입국관리법]이 추가로 적용됩니다.

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E-9(비전문취업), H-2(방문취업) 비자 소지자는 외고법에 따라 고용노동부 지정 표준근로계약서를 반드시 사용해야 합니다. 이 양식을 쓰지 않으면 근로기준법 위반에 외고법 위반까지 추가될 수 있습니다.

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반면 F-4(재외동포), F-5(영주), F-6(결혼이민), E-7(특정활동) 등 다른 비자 소지자는 표준양식 의무 규정이 없는 대신, 근로기준법상 근로계약서 필수 기재 사항을 갖추면 충분합니다.

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단, 서면 교부 의무는 모든 비자에 동일하게 적용되는 기본 원칙이에요. E-9 표준양식을 썼다 하더라도, 근로계약서를 교부하지 않았다면 [근로기준법 제17조] 위반으로 벌금 500만 원 이하가 부과됩니다.

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즉, 비자별로 계약서가 달라지는 이유를 정리하면 이렇습니다.

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• 근로기준법 적용: 모든 외국인 근로자에게 동일 적용
• 표준근로계약서 의무: E-9, H-2 비자만 해당 (외고법 제9조)
• 서면 교부 의무: 모든 비자에 동일 적용 (근로기준법 제17조)
• 추가 가입 의무(보험·신고): 비자별로 다름

 

 

 

2. 외국인 근로계약서 작성 시 과태료로 직결되는 3가지 실수

외국인 근로계약서 작성 시 실무에서 자주 발생하는 실수들이 있는데요. 근로기준법 위반인지도 모른 채 넘어갔다가 근로감독 시점에 적발되는 경우가 많아요.

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1) E-9 비자에 일반 자체 양식을 사용한 경우

"근로기준법 기재 항목은 다 들어가 있으니까 괜찮겠지"라고 판단하는 경우가 있습니다. 그런데 E-9 비자 외국인 근로자에게는 [외고법 제9조]에 따라 고용노동부 표준양식 사용이 법적 의무입니다.

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자체 근로계약서 양식으로 계약을 체결했다면 근로기준법 위반이 아니더라도 외고법 위반에 해당하고, 500만 원 이하의 과태료 부과 대상이 됩니다. 담당자 한 명이 외국인 직원 계약서를 자체 양식으로 5건 처리했다면, 과태료 부담이 어느 정도인지는 짐작할 수 있을 겁니다.

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2) 외국인 근로자의 모국어 번역본을 교부하지 않은 경우

표준근로계약서를 사용했더라도, 해당 근로자가 이해할 수 있는 언어로 번역된 사본을 함께 교부하지 않으면 실질적인 서면 교부 요건을 충족하지 못할 수 있습니다. 고용노동부는 영어, 중국어, 베트남어, 태국어, 인도네시아어 등 주요 언어 번역본을 제공하고 있습니다.

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근로자가 계약 내용을 이해하지 못한 채 서명했다는 사실이 분쟁 시 고용주에게 불리하게 작용할 수 있어요.

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3) 서면 교부 사실을 증빙으로 남기지 않은 경우

근로계약서를 교부했더라도 그 사실을 증빙으로 남기지 않으면, 나중에 근로자가 "계약서를 받지 못했다"고 주장할 때 고용주가 반박하기 어렵습니다.

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특히 외국인 근로자는 계약 내용 이해도 관련 분쟁이 발생하는 경우가 있어, 교부 일시와 수령 확인이 남은 기록이 있는지가 중요합니다.

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이처럼 서면교부 요건은 비자 종류와 관계없이 모든 외국인에게 똑같이 적용돼요. 비자별 계약서 양식 의무를 충족하더라도, 교부 증빙까지 갖추지 않으면 법적 의무를 완전히 다 한 것이 아닙니다.

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그렇다면 서면교부 요건을 가장 확실하게 충족할 수 있는 방법은 무엇일까요?

 

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3. 전자근로계약서로 처리하면 교부 증빙이 자동으로 쌓입니다

외국인 근로계약서도 전자서명으로 처리할 수 있습니다. [전자서명법 제3조]에 따라 공인전자서명으로 체결된 계약서는 서면 근로계약서와 동일한 법적 효력을 갖습니다. 전자근로계약서를 사용하더라도 근로기준법상 서면교부 요건을 충족할 수 있어요.

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그럼 전자계약으로 전환하면 구체적으로 어떤 점이 달라질까요?

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① 서면교부 증빙 자동 기록: 서명 완료 시각·열람 기록이 자동 저장되어 별도 관리 없이 교부 이력이 쌓입니다

근로계약서를 종이로 출력해 서명받는 방식에서는, 교부 일시를 별도로 기록하지 않으면 나중에 교부 사실을 증명하기 어렵습니다. 전자계약 시스템은 서명 요청 발송 시각, 열람 시각, 서명 완료 시각이 자동으로 기록됩니다.

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② 번역본 동시 발송: 한국어 원본과 모국어 번역본을 한 번에 발송하고 두 문서 모두 서명 이력을 남길 수 있습니다

E-9, H-2 비자 근로자에게 모국어 번역본을 함께 제공해야 할 때, 전자계약 시스템에서는 한국어 원본과 번역본을 함께 발송하고, 두 문서 모두 서명 이력을 남길 수 있습니다. 수작업으로 별도 파일을 인쇄해 교부하는 번거로움이 줄어들어요.

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③ 계약서 통합 관리: 비자 종류와 관계없이 모든 계약서의 서명 이력과 교부 기록을 한 곳에서 조회할 수 있습니다

외국인 직원 수가 늘어날수록, 비자 종류별로 다른 양식을 관리하고 각 계약서의 교부 이력을 추적하는 부담이 커집니다. 전자계약 시스템은 계약서 종류와 관계없이 서명 이력과 교부 기록을 한 곳에서 조회할 수 있습니다.

 

 

 

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그래서 많은 기업이 전자계약·전자서명 솔루션을 도입하고 있는데요. 직관적인 UX와 국내 비즈니스 환경에 최적화된 아이퀘스트 전자계약·전자서명 솔루션 [사인365]를 많이 도입하고 있어요.

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[사인365]은 어떤 점이 좋은가요?

✅ 단 한 번의 발송으로 수십 명에게 서명요청을 보낼 수 있어요.

[사인365]은 계약서가 얼마나 많든 한 번에 대량전송이 가능해요. 근로자가 어디에 있든 휴대폰으로도 5분 만에 서명을 완료할 수 있어요.

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✅ 근로자가 서류를 받았는지 실시간으로 확인할 수 있어요.

[사인365]으로 전자서명을 요청하면 실시간으로 열람 및 서명 상태를 확인할 수 있어요. 이를 통해, 근로자가 실제로 근로계약서를 전달받았는지 증명하고 기록할 수 있습니다.

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✅ 원래 쓰던 근로계약서 서류 양식을 그대로 사용할 수 있어요.

근로계약서를 새로 작성할 필요가 없어요. 원래 사용하던 서류를 그대로 [사인365]에 업로드해서 사용할 수 있습니다. E-9 표준근로계약서, H-2 양식, 자체 계약서 모두 동일해요.

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✅ 데이터 보안 걱정 없이 클라우드 서버에 안전하게 보관할 수 있어요.

[사인365]은 5가지 본인 인증 방법(자체 지정 비밀번호, 카카오톡, 문자메시지, PASS 앱, 공동인증서)과 CSA Star Gold 등급 데이터 저장소로 운영되고 있어요. 데이터 보안 걱정 없이 안전하게 사용할 수 있습니다.

 

 

 

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