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우리 회사 경비 지출 관리가 잘 안되는 것 같은데 뭐가 문제일까?
기업을 원활하게 운영하기 위해서는 무엇보다 안정적인 자금 운용이 뒷받침돼야 합니다.
특히 경비 지출을 꼼꼼히 관리해야 합니다. 경비 지출 관리가 제대로 돼야 불필요한 경비 지출을 파악하여 자금 낭비를 줄일 수 있고, 더 나아가 절세까지 받을 수 있기 때문이죠.
그러나 경비 지출을 관리하는 게 생각보다 쉬운 일은 아닙니다. 경리 업무가 체계적으로 자리 잡혀있지 않은 기업이라면 더더욱 어려울 수밖에 없고, 실수가 빈번하게 발생할 수 있습니다.
그래서 이번 글에서는 어려운 기업 경비 지출 관리를 실수없이 잘 챙기려면 어떻게 해야 하는지 [얼마에요]와 함께 알아보려고 합니다.
경비 지출 관리, 영수증만 잘 관리하면 되는 거 아닐까?
‘경비 지출 관리 업무’라고 하면 어떤 게 떠오르시나요?
담당자가 책상 위에 종이 영수증을 올려놓고 일일이 결제 내역을 확인하고 있는 모습이 그려지실 겁니다. 실제로 아직도 많은 기업이 종이 영수증으로 경비 지출을 관리하고 있어요.
그럼 종이영수증만 있으면 될까요? 영수증 외에 다른 적격증빙자료(세금계산서, 계산서, 현금영수증, 신용카드 매출전표)도 잘 보관하고 있어야 합니다. 특히 종이 세금계산서는 분실하면 가산세를 물거나 매입세액공제를 받을 수 없어 더욱 주의를 요구하죠.
그다음에는 지출품의서와 지출결의서에 맞게 제대로 지출됐는지 확인해야 합니다. 지출품의서/지출결의서 검토가 끝나면 경비 지출 규정을 잘 지켰는지 검토해야 해요.
마지막으로 장부에 해당 지출 내역들이 계정과목에 맞게 제대로 기장이 됐는지도 확인하고, 경비 지출 보고서를 제출하여 결재까지 받아야 합니다.
이처럼 경비 지출 관리 업무는 금액과 지출 자료, 보고서, 관련 규정 등 사소한 내용까지 일일이 챙겨야 해요. 월말마다 재무 담당자들이 힘들게 야근하는 데는 이런 배경이 있었던 겁니다.
불필요한 시간 낭비와 실수로 인한 손해
위에서 말씀드린 지출 관리 업무들이 막힘없이 순탄하게 진행되면 얼마나 좋을까요? 하지만 현업에서는 그렇지 않은 경우도 비일비재합니다.
직원이 사업자 카드가 아니라 각자 개인카드를 사용했다면 지출 증빙을 받고 지출결의서를 작성해야 하는데요, 직원이 많으면 이를 일일이 관리하기 어렵고 예상치 못한 실수가 발생할 수 있습니다.
지출품의서/지출결의서와 같은 보고서 업무도 마냥 쉬운 일은 아닙니다. 특히 보고서가 반려되는 경우에는 제출자가 내용을 보완하고 다시 승인을 올려야 하는데, 이 과정에서 상당한 시간이 낭비될 수 있어요.
그렇다고 지출 관리 업무를 대충할 수는 없습니다. 혹시나 실수라도 발생하면 그로 인한 손해(가산세나 경비 인정 제외, 세액공제 불가 등)는 오롯이 사업주의 책임이기 때문이죠.
명확한 경비 지출 관리가 비즈니스에 미치는 영향
그래서 사업주와 재무 담당자라면 한 번쯤은 이런 고민을 해봤을 거예요. ‘그럼 어떻게 해야 경비 지출 관리 업무에 투입되는 시간을 줄이면서 정확도를 높일 수 있을까?’하고 말이죠.
효율성과 정확도를 높이기 위해서는 이를 통합적으로 관리할 수 있는 시스템이 필요해요. 시스템을 통한 경비 지출 관리가 비즈니스에 미치는 긍정적인 효과를 알기 쉽게 정리해 봤어요.
전사적인 현금 흐름의 가시성 확보
경비 지출 관리 업무를 시스템화하면 기업의 모든 현금 흐름을 데이터로 확인할 수 있습니다. 돈이 어떻게 들어오고, 어떤 항목으로 돈이 빠져나가는지 가시화할 수 있어요.
자금 운용 체질 개선으로 인한 수익 증가
현금 흐름 데이터를 바탕으로 기업의 자금 운용 체질을 개선할 수 있어요. 불필요하게 낭비되는 비용을 찾아 줄일 수 있고, 전표 처리나 지출품의서/결의서 자동 작성 등 자동화 기능을 활용하여 업무에 투입되는 시간을 대폭 줄일 수 있어요. 이를 통해 수익성을 개선할 수 있습니다.
데이터 기반 비즈니스 의사 결정 지원
지출 관리 시스템이 제공하는 자금 운용 데이터는 경영진이 적절한 비즈니스 의사 결정을 하는 데 큰 도움이 됩니다.
복잡한 기업 경비 지출 업무, [얼마에요 ERP]가 해결해 드릴 수 있어요
지금까지 경비 지출 관리의 어려움과 경비 지출 관리 시스템의 필요성을 알아봤어요. 경비 지출 관리 업무가 어려운 이유를 쉽게 정리해 볼게요.
- 지출 증빙을 일일이 관리하기 매우 어렵다
- 지출 내역을 비교하고 기장하는 데 시간이 오래 걸린다
- 각종 보고서(지출품의서, 지출결의서 등) 업무에 많은 시간이 소요된다
- 데이터가 정확해야 한다
이러한 문제들을 해결해 주는 솔루션이 있으면 업무 생산성이 대폭 높아지겠죠? 아이퀘스트의 ERP 솔루션 [얼마에요 ERP]을 이용하면 경비 지출 관리 업무의 효율성과 정확도를 높일 수 있어요.
[얼마에요 ERP]만의 AI 특허 기술을 이용해서 모든 거래 내역을 자동으로 수집 및 전표 처리하여 [얼마에요 ERP] 시스템에 등록할 수 있습니다.
그리고 세금계산서와 현금영수증과 같은 적격증빙을 [얼마에요 ERP]에서 관리할 수 있고, 이를 바탕으로 전문가의 도움 없이도 편리하게 장부를 작성할 수 있어요.
그럼 좀 더 구체적으로 살펴볼까요?
[얼마에요 ERP] 시스템에 계정과목과 관련된 지출 태그를 설정하면, 등록된 사업자 카드와 통장에서 거래가 발생할 때마다 자동으로 거래 내역을 계정 과목에 맞게 기록합니다.
재무 담당자가 일일이 영수증을 확인하고 기장할 필요가 없어 장부 작성 시간을 대폭 단축할 수 있습니다.
또한 영수증과 적격증빙자료도 [얼마에요 ERP]에서 통합 관리할 수 있습니다. 특히 ‘영수증/증빙관리'에서는 적격증빙이 아닌 지출증빙 내역도 쉽게 관리할 수 있는데요, 현업 담당자가 스마트폰으로 영수증을 촬영해서 제출하는 것으로 지출증빙을 등록할 수 있습니다.
[얼마에요 ERP]로 지출품의서/결의서를 작성 및 관리할 수 있습니다. 복잡한 서류 작성 없이 간단하게 지출 정보만 입력하면 보고서를 제출할 수 있어 업무 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.
마지막으로 [얼마에요 ERP]에 기록된 모든 거래 내역을 바탕으로 결산자료와 재무제표 등 회계자료를 빠르게 작성할 수 있습니다. 결산 금액을 입력하면 자동으로 분개 처리가 되어 회계자료 작성에 들이는 시간을 줄일 수 있습니다.
그동안 경비 지출 내역들을 일일이 확인하는 데 시간을 많이 낭비하셨다면, 이제 [얼마에요 ERP]로 모든 업무를 간편화하고 정말 필요한 업무에만 집중하세요!
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